RA-MICRO Verarbeitungsverzeichnis

Viele RA-MICRO Nutzer haben bei uns nach einer Möglichkeit gefragt, ein Verarbeitungsverzeichnis nach § 30 DSGVO für die Datenverarbeitung in der RA-MICRO Kanzleisoftware zu erstellen. Dies ist nun möglich. Nach Art. 30 DSGVO müssen datenverarbeitende Stellen ein „Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen, die ihrer Zuständigkeit unterliegen“. Dazu zählen alle Tätigkeiten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

RA-MICRO unterstützt Kunden nun mit einem praktischen Tool zur Verzeichniserstellung. Mit wenigen Klicks können die wichtigsten Punkte aus einer Vorlagenliste ausgewählt und den jeweiligen Erfordernissen der Kanzlei entsprechend ins Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden. Die erstellten Verzeichnisse werden als Vorlagen gespeichert und können leicht als PDF-Dokument exportiert werden. Sie dienen dem Nachweis eines DSGVO-konformen Datenschutzes in der Kanzlei.

Nachfolgend beschreiben wir die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses mit RA-MICRO.

RA-MICRO Verarbeitungsverzeichnis

Login Verarbeitungsverzeichnis

Login für Verarbeitungsverzeichnis starten

Das RA-MICRO Tool zum Erstellen des Verarbeitungsverzeichnisses findet sich im RA-MICRO Online Store: https://www.ra-micro-online.de/rae_net/Verarbeitungsverzeichnis/.

Zum Anmelden im Store verwenden Sie Ihre RMO Zugangsdaten. Sind diese in der RA-MICRO Benutzerverwaltung hinterlegt, kann das Login automatisch durch Klick auf die Benutzernummer erfolgen.

Den Link zum Erstellen des Verarbeitungsverzeichnisses finden Sie im Menü recht oben, neben Ihrer Benutzer- bzw. Kundennummer.





Menü Verarbeitungsverzeichnis

Menü Verarbeitungsverzeichnis

Über das Menü können alle Funktionen des Tools bequem aufgerufen werden.

Das Menü beinhaltet folgende Punkte:

  • Angaben zum Verantwortlichen: hier werden die Angaben Verantwortlichen des Verarbeitungsverzeichnisses erfasst
  • Verarbeitungstätigkeiten: hier werden die erfassten Verarbeitungstätigkeiten aufgelistet und können bearbeitet werden.
  • Neuer Eintrag: hier können Sie aus einer Reihe von RA-MICRO Vorlagen auswählen
  • Versionen: unter Versionen können Sie Ihre Verarbeitungsverzeichnisse verwalten



Ersteinrichtung des Verarbeitungsverzeichnisses

Ersteinrichtung des Verarbeitungsverzeichnisses

Nach Erfassung der Daten des Verantwortlichen klickt man weiter auf Verarbeitungstätigkeiten. In dieser Übersicht werden einem alle ausgewählten Verarbeitungstätigkeiten angezeigt. Achtung: an dieser Stelle nicht verwirren lassen. Natürlich ist diese Übersicht beim ersten Aufruf leer und zeigt an "Keine gefunden". Gefüllt wird die Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten u.a. durch Auswahl der Vorlagen unter "Eintrag bearbeiten".



Auswahl Vorlagen Verarbeitungsverzeichnis

Neuer Eintrag in Verarbeitungsverzeichniss

Nach Klick auf neuer Eintrag gelangt man in den nächste Bereich des Tools. RA-MICRO bietet hier eine Vielfalt an Vorlagen für die in RA-MICRO nutzbaren Verarbeitungstätigkeiten. Dabei kann beispielsweise differenziert werden zwischen:
  • Akten
  • Adressen
  • RA-MICRO Online Recherchen
  • FiBU
  • Mahnverfahren, offene Posten Liste und Zwangsvollstreckung
  • Termine / Fristen
  • Zahkungsverkehr
Diese Differenzierung ist sinnvoll, da sich in den verschiedenen Bereichen unterschiedliche Aspekte der Nutzung personenbezogener Daten ergeben und somit jede Kanzlei individuell ausweisen kann, wie Daten verwendet werden.



Einzelmerkmale einer Verarbeitungstätigkeit

Einzelmerkmale einer Verarbeitungstätigkeit

Nach Auswahl einer RA-MICRO Vorlage werden nun die datenschutzrelevanten Angaben zur jeweiligen Tätigkeit aufgeführt. Hier finden sich beispielsweise Angabe zu:
  • Herkunft der Daten
  • Zweck der Verarbeitung
  • Speicherfristen, Löschfristen
  • betroffene Personengruppen

Druch Klick in die jeweiligen Felder können die Angaben ergänzt, geändert oder gelöscht werden. Beachten Sie bitte auch, dass die Mahnahmen die im Verarbeitungsverzeichnis beschrieben werden, auch im Kanzleiablauf umgesetzt werden müssen.





Übersicht und Ausdruck des Verarbeitungsverzeichnisses

Übersicht und Ausdruck des Verarbeitungsverzeichnisses

Im Ergebnis bekommt man eine Übersicht aller ausgewählten Verarbeitungstätigkeiten. Diese lassen sich einzeln aufrufen und ggf. weiter bearbeiten oder Löschen.

Achtung: RA-MICRO listet je Seite zehn Tätigkeiten auf. Wer mehr Tätigkeiten erfasst hat, muss auf Seite 2ff weiter schalten.

Am Ende sollte man im Menü unbedingt auf "Versionen" und anschließend auf "Verzeichnis ersten / Version speichern" klicken. So kann das Verarbeitungsverzeichnis jederzeit wieder aufgerufen, bearbeitet und als PDF gedruckt werden.

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